Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2018 году. Как подшивать

Как правильно прошить документы нитками (фото) в 2018 году

Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

Как в 2018 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.

Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?

Что нужно знать

Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.

Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.

Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

Определения

Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.

Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.

Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

С какой целью это делается

Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.

Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.

Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.

Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.

Правовое регулирование

Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.

Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.

Необходимые указания содержатся в следующих положениях:

ГОСТ 51141	Применяемый в сфере делопроизводства
Методические рекомендации	Принятые Приказом Росархива от 23.12.2009
Правила делопроизводства	Содержащие требования относительно сшивки документов, разработанные различными отраслевыми ведомствами

Как правильно сшивать документы ниткой

Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.

Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.

С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.

При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.

В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

Какие именно нужно

Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.

Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.

Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.

Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.

При подготовке документов к сдаче в архив требуется:

1. Систематизация всех документов.
2. Нумерация.
3. Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
4. Создание описи.
5. Оформление обложки сшитой папки.

Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.

Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.

Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:

• название учреждения;
• подразделение;
• период хранения;
• наименование и тема дела.

При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.

С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.

Порядок действий

При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:

Комплектация	рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 смв начало каждой пачки положить лист для внутренней описидобавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи
Нумерация	специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороныподшитый за середину лист нумеровать за два листаиллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа
Подготовка	составить описьготовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документамиподготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон)
Обложка	для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки
Пробивка отверстий	отверстия делаются шилом или обычным дыроколомместо для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали
Прошивка	документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкойобычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетомпрошиваются листы дважды

В две дырки

Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:

1. Удалить из документов скобки и скрепки.
2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
5. Связать кончики нитей.
6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

Фото: сшивание документов в два прокола

В три дырки

Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:

• сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
• подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
• продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
• ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.

• далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.

• вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.

• нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
• связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.

• на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.

• на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.

В четыре дырки

Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

Алгоритм действий следующий:

1. Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
2. Начать прошивку со второго верхнего прокола.
3. Нить вводится в самый верхний прокол.
4. Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
5. Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
6. Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

Завершение прошивки

Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкойКлеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).

Надпись выглядит так:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»

Пример заверительной надписи

Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.

В этом случае на листке проставляются реквизиты доверенности, дающей право подписи, Ф.И.О. подписанта и его должность.

Обязательно приводится расшифровка подписи. Причем расшифровка и оттиск печати частично выходят за пределы заверительного листка.

Когда применяется мастичная печать, то ее оттиск фиксируется посредством нанесения канцелярского клея.

В прошивке документов нет особой сложности. Главное этот правильно расположить проколы и должным образом оформить опечатывание и заверение документа. Своевременная прошивка позволит сохранить документы надлежащим образом.

jurist-protect.ru

Как правильно прошивать документы и пронумеровать? Фото инструкция

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

• Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
• Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
• Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
• Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
• Клей;
• Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

• Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Фотоинструкция

Станислав Матвеев

Автор бестселлера "Феноменальная память". Рекордсмен Книги Рекордов России. Создатель тренингового центра "ЗапомниВсе". Владелец интернет-порталов в юридической, бизнес и рыболовной тематиках. В прошлом владелец франшизы и интернет-магазина.

Если у Вас есть вопросы,получите бесплатную консультацию прямо сейчас

rushbiz.ru

Как подшивать бухгалтерские документы | Сделай все сам

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике. Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.

Вам понадобится

• — Папки-скоросшиватели,
• — папки-регистраторы,
• — первичные документы.

Инструкция

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

2. В журнал-ордер № 1 «Касса» включите результаты хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – обособленный документ.

3. 2-й журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в данный журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4. В журнал-ордер № 5 «Расчеты с клиентами» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5. Убыточные по физическим ценностям, поступившим от подрядчиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с подрядчиками и подрядчиками». Нестандартный порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от подрядчиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных клиентам, бережете в отдельных журналах.

6. Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7. В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8. Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

В процессе своей деятельности учетному работнику либо предпринимателю доводится обрабатывать уйма документов. Поток документов возрастает прямо пропорционально успешности становления бизнеса. Многие приемы работы обширно знамениты, впрочем начинающим коммерсантам всю спецтехнологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , дабы они не путались и не терялись.

Инструкция

1. Применять прозрачные файлы не дюже-то. Отличнее подшить документы , применяя дырокол. Безусловно, прозрачные файлы сгодятся для хранения документов, которые дыроколить невозможно: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы применять нецелесообразно.

2. Дабы дыроколить прицельно, дозволено воспользоваться скоросшивателем, выравнивая весь дальнейший документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, впрочем если понадобится переместить какой-нибудь документ в иную папку, крупна вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

3. Лучший метод подшивки документов – это применение дырокола с ограничителем. Тогда у всякого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь особенно опрятный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.

5. Для соединения документов достаточно зачастую используют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недочет: скрепленная с поддержкой скоб либо скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа класснее капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает поменьше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.

6. Если документ по размеру поменьше, чем типовой лист, то его необходимо вначале наклеить на типовой лист, позже чего его дозволено подшивать с остальными документами.

Кассовая книга — это непременный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть непременно пронумерована, прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью начальника и бухгалтера. Применяется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

1. Ведется кассовая книга по особой утвержденной форме. В начале всякого года кассовая книга начинается снова. Ее надобно заполнять за весь день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Дозволено купить в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и теснее после этого, весь день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2. На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается число листов в книге. Дозволено вести кассовую книгу в электронном виде в особой программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы грядущей кассовой книги надобно за всякий день, когда было правда бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью начальника вашей организации и, если есть основной бухгалтер, то и его подписью тоже.

3. Кассовая книга общеутвержденной формы состоит непременно из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с использованием копировальной бумаги, получившийся иной экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

4. Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за всякий день обязаны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из 2-х безусловно идентичных по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц теснее не нужно. На последнем месячном вкладном листе ставится число листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится число листов за год.

Ведение бухгалтерской отчетности — достаточно заботливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров обязаны храниться в организации до десяти лет, следственно подшивать их надобно так, дабы в всякий момент дозволено было обнаружить необходимый документ.

Инструкция

1. Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Класснее каждого делать это в электронном виде, в особой программе либо в традиционной таблице Excel. Впишите номер документа (обыкновенно он смешанный — цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, дабы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.

2. Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Скажем, фактуры , оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Неукоснительно указывайте номер договора либо соглашения, к которому был составлен данный счет.

3. Возьмите счет-фактуру, которую надобно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, дабы дорогие бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.

4. 2-й метод хранения — в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл разместите в скоросшиватель и закрепите особыми держателями.

5. На всякую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за тот, что собраны документы.

6. Счета-фактуры старше 3 лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках число скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае потребности неизменно дозволено будет поднять архив и обнаружить необходимые бумаги.

Обратите внимание! В инструкциях нет непременных требований к оформлению подшивки документов. Основное правило раскладки документов по папкам — стремительный поиск. А для этого нужно соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет Для мелких предприятий комфортно беречь все документы по периодам (месяц, квартал). Комфортно делать корочки различного цвета для дел различного срока хранения.

jprosto.ru

Как сшивать в 2 дырки

Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером. Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров. Как пронумеровать Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами. Нужно учитывать следующие нюансы:

1. Ставится номер в правом верхнем углу.
2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
4. Тома дела нумеруются по отдельности.
5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки Данная часть документа представляется в следующих форматах:

1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
3. Для долгого хранения.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально. Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки. (14 голос., средний: 4,60 из 5) Загрузка…

Как правильно сшить документы

Важно

Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса. На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки Внимание

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок. После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Как правильно сшивать документы

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. Какие документы необходимо сшивать? В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Инфо

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Контур.эльба

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись. Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Как правильно прошивать и заверять документы

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии.

От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид. Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись Заверение документов После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе.Содержание

• 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
  • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
  • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
• 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
  • 2.1 В две дырки
  • 2.2 В три дырки
  • 2.3 В четыре дырки
  • 2.4 В пять дырок
• 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
• 4 Как заверить прошитые документы
  • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
  • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию.

Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Как правильно прошивать документы нитками

В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали.

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат.

Руководство как прошивать и заверять документы

Правильная прошивка документов защитит их от подмены Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см.

Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм. Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания. Стоит придерживаться такой схемы:

1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги.

law-uradres.ru

Как сшивать документы нитками правильно

Подшивка по форме

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

• Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
• Сшивают дело.
• Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
• Делают сопроводительную надпись.
• Заполняют внутреннюю опись.
• При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Законодательство

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

1. Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, «Методические рекомендации», в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
2. При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими «Требованиями …» №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими «Методическими разъяснениями …» (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
3. Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.

Зачем документы подшиваются

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

• открыть свой бизнес;
• участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
• сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
• передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Какие документы подшиваются

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

• хоз.книг;
• налоговых и конструкторских документов;
• нотариальных дел;

Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

• дыроколом;
• крепкой ниткой, лучше суровой;
• пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

1. На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
2. Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
3. Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
4. Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
5. Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
6. Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

1. В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда — с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
2. При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
3. Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

• для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
• для архивных и налоговых — из трех;
• у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

Пошаговая инструкция оформления документов

1. Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной — для хранения документов на длительный период.
2. В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа, для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
3. Если в сдаваемом деле использованы листы, четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами — 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
4. Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные, то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
5. Чтобы придать дополнительную прочность, к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
6. Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным, другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

1. До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
2. Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
3. Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
4. У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: «Лист 5, карта-склейка на восьми листах».
5. Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: «На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне».
6. Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

Большие форматы прошиваются следующим образом:

• лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
• далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
• точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

В ней указывается:

• фирма,
• название местонахождения;
• текущее число;
• должностное положение;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

• число, когда составлен вложенный документ;
• как он называется;
• на каких страницах дела располагается;
• в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.

consultwork.ru

пошагово для налоговой и архив, требования

Документы это бумаги, которые имеют информацию, зарегистрированную должным образом и несущую определенную ценность для конкретных предприятий или учреждений. Для того что бы ваши бумаги были корректно оформлены необходимо много чего знать в том числе о такой процедуре, как сшивание документов. В статье мы рассмотрим как правильно сшивать документы нитками для налоговой или в архив, какие требования предъявляются к этой процедуре.

Зачем необходимо сшивать документы?

Точных требований и инструкций, относительно сшивания бумаг не существует, но при оформлении разных документов в определенные учреждения существуют нормы, в которых говориться о том, что подача документов допускается только в сшитом виде, например:

• в архив, при подаче любых документов;
• в налоговую инспекцию, при сдаче отчетов;
• в суды, при передаче дел;
• для участия в тендере при оформлении и подачи бумаг;
• при исполнении государственной регистрации предприятий;
• в банк, при передаче заверенных копий документов и т.д.

Процесс сшивания может проходить с помощью следующих инструментов:

• нитей, шила и иголок;
• скоб и степлера;
• особых механических устройств.

Важно! Сшивать необходимо документы, которые в своем объеме составлены из более чем одной страницы.

При большом разнообразии выбора вариантов сшивания документов, в некоторые места требуется непосредственно сшитые бумаги ниткой, это сделано в целях безопасности, так как заменить листы прошитые нитью и закрепленные мокрой печатью практически невозможно, в отличие от других вариантов.

Правила и требования к сшиванию документов

Сегодня не существует одной универсальный и единственной инструкции по сшиванию документов, но среди нормативных документов есть документы, которые помогут узнать, какой вид оформления документов необходим для  учреждения.

Нормативные документы	Краткое описание
Приказ Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года	Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
ГОСТ Р51141-98 о делопроизводстве и архивном деле	Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных
Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26 февраля 2004 года под N-110	Нормы, которые требуют при регистрации предприятий
Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица	В третьем абзаце первой статьи, говориться о нормах, которые требуют при регистрации предприятий
Типовая инструкция делопроизводства	Нормы и правила по оформлению бумаг
Инструкция Центрального Банка России	Определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов	Нормы, которые требуют при регистрации предприятий

Оформление документов для сшивания в архив

При подготовке сшивания документации в архив необходимо подготовить опись документа, которая состоит из следующих частей:

• наименование документа;
• дата, когда опись составили;
• короткая аннотация;
• опись, которая представляет собой таблицу с данными о порядковом номере, дате и названии, примечания;
• количество листов, цифры указываются как числами, так и буквами;
• подпись делопроизводителя.

Для того что бы документ был готов необходимо совершить следующие операции.

Этапы сшивания	Короткое описание
Подготовка	Подготовка состоит в складывании листочков в правильном порядке и ровной стопкой, создании обложки и нумерации
Сшивание	Выбрать метод сшивание и сделать данную процедуру. Прошивать необходимо дважды. Крепким узлом завязываются ниточки.
Заверение	После сшивания документ требует заверки его подлинности, что делает как делопроизводитель, так и руководитель

Какие особенности при сшивании документов для налоговой службы

Налоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления. При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте. Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.

Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя. Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.

При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.

Сшивание документов нитками

Для того что бы понять как сшивать документ ниже приведена пошаговая инструкция с фотографиями. Процесс сшивания важный так как во многом от него зависит корректность оформления документов. Дисциплина документоведение включает в себя знания связанные со всеми процесами происходящими с документами и бумагами. После курса данной дисциплины человек может считать себя ознакомленным с нюансами и смело заниматься всеми делопроизводительными процедурами. Обычный же предприниматель часто связывается впервые с особенностями ведения документов. Но самостоятельно вполне можно рвзобраться и научится всему необходимому.

Итак, рассмотрим как провести сшивание документа состоящего из нескольких листов. В первую очередь нам необходимо следующие инструменты:

• шило;
• игла;
• капроновая нить или шпагат;
• клей канцелярский;
• чистый листочек бумаги.

Прошивание на три отверстия — это один из самых распостраненных видов сшивки. Технология сшивания документов это не новинка, еще в древние времена именно с помощью иголки и ниток сшивали книги, работы и прочие бумаги. Сегодня прошивка значительно не изменилась, как ее сделать предоставлены фотографии пошаговго процесса сшивания.

Сперва, проделыванием отверстие. Иногда дырки проделывают с помощью дырокола. В нашем же случае воспользуемся помощью шила. Отверстия располагаются на расстоянии около 2 сантиметров от левого края. Как можем заметить игла не простая, а толстая и длинная, так званая «цыганская» иголка. В эту иглу заранее вдеваем нить длиной около 40 сантиметров, этого должно хватить для двух прошивов, специально что бы нити не перетерлись за время хранения.  Игла вкалывается с задней стороны оставляя края, которые в дальнейшем будут связаны с встретившимся краем при завершении прошивки.

Прошиваем снизу документ в пробитое шилом посередине отверстие, оставляем конец ниточки свободным около 10 сантиметров.

Продев иглу выводим ее на лицевую часть документа  и втыкаем в верхнее отверстие, продевая в него нить.

Проводим нить под низом документа мимо среднего отверстия и выкалываем иглу в нижнем отверстии, высовываем нить на лицевую сторону.

Аккуратно возвращаем иглу в среднее отверстие, с которого начинали совершать прошивку.

С тыльной стороны встречаются две нити, и завязывается двойной узелок.

Следующим моментом является наклеивание маленького листочка на узел и заверка документа.

3 ошибки при сшивании документов

Рассмотрим 3 основные ошибки, которые часто совершают при сшивании документов:

• зачастую узелок заклеивают обычной бумагой – это ошибка. Заклеивать узелок необходимо особой заверительной бумагой – папиросной, для того, что бы наличие узелка было видным;
• предоставляют оформление бумаг не профессионалу. Оформлять документы необходимо человеку, который обладает данными навыками, так как неправильно оформленная документация может стать причиной возврата бумаг;
• используют при приклеивании заверительного листа клей, который попался под руку. Ни в коем случае не используют клей не канцелярский, это условие обязательное к исполнению.

Виды сшивания документов

Документы сшиваются в нескольких вариантах, различаются которые количеством отверстий для скрепления страничек, рассмотрим особенности и виды ниже:

Вид сшивания	Расстояние между дырочками	Описание процедуры	Для каких документов
На три дырки	3 сантиметра	Пробивается для начала отверстие по середине и от него отмерив расстояние по обе стороны еще два отверстия. Далее переворачивается документ и нитка продевается сначала через среднее отверстие, оставив кончик ниточки на первой страничке, далее в верхнее отверстие в нижнее и ввести вновь и среднего, после чего кончики нитей связать и заклеить.	документы в архив и в налоговую службу.
На четыре дырки	1,5 сантиметров	Пробив отверстия перевернуть документ, провести нить в нижнее отверстие, далее второе отверстие снизу, верхнее сверху и получите нитку на выходе во втором отверстии, с которого начали. Далее узелок и заклеить.	регистрация предприятий
На пять дырок	1,5 сантиметров	Подобно методу на четыре отверстия пропуская ниточку змейкой.	бухгалтерская документация, которая хранить более 10 лет.

Также существует вариант сшивания документов с помощью одной иглы и с помощью двух. Детальная инструкция изображена ниже.

Прошивка совершается строго симметрично и вертикально. Все стежки делаются ровно, для этого отверстия необходимо делать ровно под линейку. Данная картинка демонстрирует, как сшить бумаги на четыре отверстия. На картинке выше изображено направление иглы с тыльной и лицевых сторон документов. Завершается в любом виде процесс тем, что нити связываются в один крепкий двойной узел, края остаются свободными и заклеиваются.

Где можно сшить документы?

Сшивание документов процедура важная и сложная. Если у Вас нету документоведа, который знает, как и что делать в этом вопросе, а сами Вы понимаете, что можете допустить большое число ошибок, всегда есть возможность обратится к специалистам. Специалисты, как правило, есть в любой ближайшей типографии или в архиве. Данная услуга потребует быть оплаченной, но работники этих учреждений точно качественно, профессионально и быстро сделают прошивку документации.

Ответы на актуальные вопросы по прошивке документов

Вопрос №1. Какие документы требуют прошивки?

Все документы, которые состоят из более чем двух листов требуют сшивания

Вопрос№2. Как быть с копиями и как разница между прошитыми оригиналами и копиями?

Копии также прошиваются, разница в том, что узелок не заклеивается и печать не ставится

Вопрос №3. Почему могут не принять документы?

Если Ваши документы будут прошиты не корректно, любая служба может отказать Вам в принятии бумаг

Вопрос№4. Зачем клеить наклейку и оставлять кончики нитей?

Данная процедура придумана для того, что бы было видно, что нити завязаны именно на узелок

Вопрос №5. Допускаются ли ошибки при нумерации листов?

Нумерация должна происходить внимательно, так как исправления не позволены. В случае пропуска страниц, с разрешения учреждения можно использовать цифры с буквами.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

online-buhuchet.ru

---

• 
  Петляет нижняя нить
• 
  Вырез платья на спине
• 
  Воротник плосколежащий
• 
  Платья из трикотажа тонкого
• 
  Воротник из
• 
  Цветы уход
• 
  Узел галстука диброва
• 
  Чепчик для новорожденного сшить
• 
  Цвет разный
• 
  Альполюкс или тинсулейт что лучше
• 
  Альполюкс или тинсулейт что лучше